Job Seeker
Contact channel
ถ้าถามคนทำงานออฟฟิศนั้น หนึ่งในสิ่งที่ทำกันบ่อยๆแต่หลายคนมักจะเบื่ออยู่เสมอๆ คือการประชุม จนเราแซวกันเสมอๆว่าหลายคนถูกจ้างมาประชุม (ก็เล่นประชุมกันทั้งวันจนไม่ต้องทำอย่างอื่นแล้ว)และนั่นทำให้เราอดคิดไม่ได้ว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิภาพจริงๆหรือ? สำหรับผมแล้วการประชุมที่ดีมันก็มีประสิทธิภาพอยู่พอสมควร แต่ที่เรามักจะเจอคือการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพและทำให้เสียเวลาทำงานโดยใช่เหตุ หลายๆ คนเลยพยายามเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็นจนบางครั้งกลายว่าพลาดการประชุมสำคัญๆไป เมื่อเป็นแบบนี้ ผมเลยมานั่งคิดว่าการประชุมแบบไหนที่ไม่เข้าท่า ไม่นำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงานบ้าง
การจะนัดคนจำนวนมากมาร่วมกันนั้น ย่อมหมายความว่าต้องเสียเวลาคนหลายคนอยู่พอสมควร แต่ที่เรามักจะเจอกันคือหลายๆ ประชุมนั้นถูกเรียกมาฟังการปิ้งสไลด์บ้าง อ่านพรีเซนต์ให้ฟังบ้าง หรือบางทีก็กลายเป็นการประชุมเพื่อบ่นกันและตอนจบก็มองหน้ากันว่าประชุมกันไปทำไม เราได้อะไร ทั้งนี้เพราะการประชุมหลายๆ ครั้งนั้นไม่ได้มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการประชุมเพื่ออะไร จะขอความเห็น ต้องการข้อสรุป นำเสนอแผนงาน ฯลฯ และสิ่งเหล่านี้ก็มักจะไม่ได้ถูกแจ้งให้กับผู้เข้าประชุมด้วย
หลายๆประชุมใช้วิธีเอาคนมารวมๆ กันเยอะๆ พราะคิดว่าคนเยอะแล้วจะได้ “งาน” แต่พอคนมารวมกันแล้วไม่มีคนนำหรือคนควบคุมการประชุมแล้ว มันก็จะกลับทำให้การรวมกันนั้นวุ่นวาย บางทีก็สับสนและไร้ทิศทางจนสุดท้ายกลายเป็นว่าการประชุมเลื่อนลอยไปไม่ถึงจุดหมาย ฉะนั้นจึงจำเป็นมากที่คนจัดการประชุมควรจะมีใครสักคนที่เป็นผู้นำการประชุม คอยควบคุมให้การประชุมเป็นไปตามที่วางไว้ เช่นคุมประเด็น คุมเวลา ฯลฯ
หนึ่งในปัจจัยที่ทำให้การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้น คือการที่ต้องมีวาระการประชุมที่ชัดเจน มีการวางแผนอย่างเป็นลำดับขั้นว่าจะคุยเรื่องอะไรก่อน ต้องการอะไร จากนั้นจะนำไปสู่ประเด็นอะไร ทั้งนี้วาระการประชุมเองก็เหมือนการกำหนดโครงเรื่องที่ทำให้การประชุมร้อยต่อกันอย่างเป็นลำดับขั้นตอนที่ราบรื่น ผู้ร่วมประชุมไม่สับสนและรู่ว่าตัวเองต้องทำอะไรบ้างนั่นเอง
เรามักติดคำพูดว่าเราต้อง Brainstorm กันเพื่อให้ได้ไอเดียดีๆ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วหลายคนเลยติดว่าเวลานึกอะไรไม่ออกนั้นก็จะเอาคนมารวมๆกัน ช่วยกันหาไอเดียดีๆ ประเภทจะได้อะไรว้าวๆ มาให้ตื่นตาตื่นใจ แต่ในความจริงแล้วเรามักพบว่าการ Brainstorm นั้นมักไม่เข้าท่า บ้างก็ล้มเหลว หรือไม่ก็ไม่ได้อะไรกลับมาเลย ทั้งนี้เพราะคนจำนวนมากไม่เข้าใจว่าการ Brainstorm ที่ดีนั้นจะมี “กระบวนการ” ที่อยู่เบื้องหลังด้วย ไม่ใช่แค่เอาคนมารวมกันเฉยๆ นอกจากนี้แล้ว ในเชิง Creative นั้นจะพูดกันเสมอว่าการเอาคนไปรวมกันในห้องประชุมใช่ว่าจะทำให้เกิดปิ๊งไอเดียกันเสียเมื่อไร (คุณลองไปถามบรรดา Creative กันก็ได้ว่าพวกเขามักได้ไอเดียดีๆ จากที่อื่นที่ไม่ใช่ห้องประชุมทั้งนั้นแหละ)
แม้ว่าอาจจะเป็นเรื่องน่าเบื่อ และหลายๆคนมักบอกว่าเป็นการลงมือทำที่ดูไม่เห็นประประโยชน์สักเท่าไร แต่การสรุปการประชุมนั้นจริงๆ มีความสำคัญมากเพราะเอาจริงๆ เวลาเข้าประชุมนั้น เราจะอยู่ในโหมดหนึ่ง แต่พอออกจากห้องประชุมแล้วหลายๆ คนก็หลุดออกจากโหมดนั้นและทำให้หลายๆ สิ่งที่เคยคิดว่าจำได้ คิดได้ในห้องประชุมนั้นถูกลืมไป (ทั้งนี้เพราะเวลาอยู่ในห้องประชุมนั้นคุณจะใช้สมาธิเป็นพิเศษ) พอไม่มีใครสรุปการประชุมหรือทำ Checklist ว่าต้องทำอะไรต่อ สิ่งที่เรามักจะเจอคือคนทำงานมักลืมสิ่งที่ต้องทำไป บางทีก็บางเรื่อง บางทีก็หลายๆ เรื่องหนักๆเข้าบางคนถึงกับลืมงานสำคัญไปเลยก็มี ฉะนั้นแล้ว การเสียเวลาสักนิดหลังประชุมเขียนสรุปการประชุม (หรือจะส่งเมล์สรุปการประชุม) ก็ถือเป็นการทบทวนและปรับความจำของคุณต่อเรื่องที่เพิ่งประชุมไปแล้วได้อย่างดี (แต่ก็อีกนั่นแหละ ที่คนมักไม่ทำกัน)
จริงๆการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นยังมีปัจจัยที่ทำให้เกิดขึ้นอยู่อีกมาก ผมเชื่อว่าหลายๆ คนเองมักจะเคยมีประสบการณ์อยู่พอสมควร เราลองศึกษาและสังเกตกันดีๆ ก็จะมองเห็นสิ่งที่เราสามารถปรับปรุงได้อีกพอสมควรเลยล่ะครับ
Credit : http://www.nuttaputch.com/5-unproductive-meeting/
Job Region Area
JOBBKK.COM © Copyright All Right Reserved
Jobbkk has only one website. In no case, we have an affiliate, agent or appointee. Please do not rely on any other website, email, telephone, SMS or other contacting channel. If it is a case, we will prosecute under a lawsuit in the upmost as allowed.
